비즈니스 영어 이메일의 중요한 원칙 중 하나는 ‘간결함’입니다. 하지만 간결함만 추구하다 보면 자칫 상대방의 감정을 상하게 할 수도 있지요.

오늘은 정중한 영어 비즈니스 이메일 작성을 위해 기억해둘 만한 내용을 알아보겠습니다. (기본 출처: English at Home)

1. ‘신속한’ 답장, 어렵지 않아요

누군가가 여러분에게 보낸 이메일에는 24시간 안에 답장을 보내는 것이 예의입니다.

하지만 여러 이유로 하루 안에 제대로 답장을 보내기가 어려울 수 있습니다. 이런 경우라면 ‘지금은 정확한 답장을 못 드리지만, ~~까지 다시 답장을 보내겠다’고 짧은 답장을 먼저 보내는 것이 좋습니다.

“Thanks for your email. I’ll get back to you (within the next day / tomorrow / next week).”
특히 며칠 휴가를 떠날 예정이라면, ‘자동 답장'(Auto responder)을 설정해 두는 것이 예의입니다. 아래는 휴가 기간에 설정할 수 있는 자동 답장 이메일의 예시입니다. (출처: brunerbiz)

Thank you for your email.
I am out of the office on vacation till Monday, April 22 and unable to receive any email.
Please contact Francine Melody at 222 333-444 for immediate assistance.

2. ‘감사 인사’ 잊지 않기
상대방이 여러분에게 어떤 정보를 전달했다면, 그에 대한 감사의 마음을 꼭 표현하세요. 그의 노력에 대한 적절한 감사 인사는 지속적인 관계 유지에도 도움을 줄 것입니다.

“I’m sorry you didn’t get the project, but thanks for your work.”

“Thank you for finding me the information about ____. I really appreciate your help.”

3. 나쁜 소식도 나쁘지 않게
비즈니스 세계에선 항상 기쁜 소식만 주고받을 수 없습니다. 그렇다고 하더라도 쌀쌀맞거나 너무 직설적인 글쓰기는 비즈니스 이메일에서 그리 좋지 않은 선택입니다.

“We are sorry to inform you that we are no longer manufacturing this item.”

“We would like to apologize for this misunderstanding.”

“Unfortunately, the company has decided to close its offices in New York.”

“We regret to inform you that your application has been unsuccessful.”

4. 언제나 안전한 표현 “I would”
정중한 영어 표현의 종류는 정말 많습니다. 모든 것을 기억하기란 사실상 불가능에 가깝습니다.

하지만 누가 뭐래도 한 가지 기억해둘 가치가 있는 표현은 바로 ‘would’입니다. 특히 ‘I want’는 지나치게 직접적인 인상을 줄 수 있으니 ‘I would like’를 기본적으로 쓴다고 생각하시면 좋습니다.

“I would like some information on your range of printers.”

“I would be grateful for some information on your range of printers.”

“I would appreciate your help with an order.”

5. 과거 시제를 잘 활용하세요
현재 시제 문장과 비교하면 과거 시제 문장은 여러분과 상대방 사이에 심리적 거리감을 더 넓혀줍니다. 다시 말해 여러분의 말과 글이 상대방에게 덜 직접적으로 전달된다는 것이지요.

“We were hoping for…” (O)
“We are hoping for…” (X)

“We wanted to know…” (O)
“We want to know…” (X)

6. 중립적 표현
문제가 생겨 상대방에게 이메일을 보낼지라도, 될 수 있으면 부정적 의미의 단어가 아닌 중립적 의미의 단어를 쓰는 것이 좋습니다. 혹은 ‘not very + 긍정적 의미’로 글을 쓰는 것도 가능합니다.

“Your customer service representatives are not very polite” (O)
“Your customer service representatives are rude.” (X)

“issue” or “matter” (O)
“problem” (X)

“inconvenience” / “inconvenient” (O)
“difficulty” or “difficult” (X)

“misunderstanding”(O)
“argument” (X)

7. 맺음말까지 신중히
비즈니스 영문 이메일의 마무리를 위한 표현은 자주 쓰이는 것이 몇 가지 있습니다. 다양한 상황에서 무리 없이 쓸 수 있는 마무리 방식은 아마 ‘추가로 질문이 있으시다면 언제나 문의 주십시오’ 정도일 것입니다.

“If you have any questions, please feel free to let me know.”

“Should you have any questions, please don’t hesitate to let us know.”
그에 이어 일반적인 맺음말을 활용하시면 될 것입니다. 비즈니스 이메일에서 적합한 맺음말(sign-off)은 다음의 두 가지입니다.

“Best(혹은 Warmest) regards,”

“Sincerely,”
그리고 아래의 두 가지는 비즈니스 이메일에선 가급적 쓰지 않는 것이 좋습니다. 정중함이나 격식과는 거리가 먼, 개인적인 이메일에서 쓰이는 맺음말이기 때문입니다.

“Best wishes,”

“Cheers,”

———
출처: 채팅캣 블로그
https://chattingcat.com/posts/politeness-business-email

감사합니다….